Floen Docs
다음 활동 예약
고객 연락, 미팅, 확인 요청을 업무 문서에 연결해 후속 처리를 관리합니다.
- 대상 사용자
- 영업 담당자, 고객 응대 담당자, 관리자
- ERP 연결 위치
- 문서 화면 > 활동 예약
- 문서 유형
- 공식 업무 매뉴얼
업무 위치와 개념
활동은 견적서, 고객, 기회, 청구서 같은 업무 문서에 붙는 후속 업무입니다. 고객에게 전화해야 하는 날짜, 내부 승인 요청, 미팅 계획을 기록해 개인 기억에 의존하지 않도록 합니다.
메뉴 경로
문서 화면 > 활동 예약
화면 예시
시작 전 확인
- 활동을 남길 업무 문서가 열려 있어야 합니다.
- 담당자와 마감일을 정할 수 있어야 합니다.
- 활동 유형 기준이 회사 안에서 통일되어 있어야 합니다.
- 고객 응대 내용은 문서 메모와 충돌하지 않게 정리합니다.
주요 입력 항목
| 항목 | 의미 | 비고 |
|---|---|---|
| 활동 유형* | 전화, 이메일, 미팅, 할 일 등 후속 업무 종류입니다. | 보고에서 유형별 업무량을 구분하는 기준입니다. |
| 담당자* | 활동을 수행할 사용자입니다. | 팀 공유 업무라도 담당자는 한 명으로 둡니다. |
| 마감일* | 활동을 완료해야 하는 날짜입니다. | 기한이 없으면 대시보드 관리가 어렵습니다. |
| 요약* | 활동 목록에 표시되는 짧은 제목입니다. | 고객명보다 해야 할 일을 적습니다. |
| 메모 | 통화 내용, 준비물, 확인해야 할 사항입니다. | 민감한 정보는 내부 정책에 맞춰 기록합니다. |
처리 순서
- 1
활동 대상 문서 선택
고객, 기회, 견적서, 청구서 등 후속 업무를 남길 정확한 문서를 엽니다.
- 활동이 엉뚱한 고객이나 주문에 남지 않습니다.
- 문서 상태가 현재 업무 상황과 맞습니다.
- 2
활동 등록
활동 유형, 담당자, 마감일, 요약, 메모를 입력합니다.
- 담당자와 마감일이 비어 있지 않습니다.
- 요약만 봐도 다음 행동을 알 수 있습니다.
- 3
완료와 다음 활동 연결
활동을 수행한 뒤 완료 처리하고 필요한 경우 다음 활동을 이어서 예약합니다.
- 완료 메모가 문서 이력에 남습니다.
- 다음 단계가 필요한 고객은 새 활동이 등록되어 있습니다.
권한과 운영 기준
- 담당자는 본인이 맡은 문서를 작성하고 상태를 갱신합니다.
- 관리자는 기준 데이터, 승인 정책, 담당자 범위를 관리합니다.
- 재고, 회계, 고객 고지에 영향을 준 문서는 삭제보다 취소, 반품, 정정 흐름으로 이력을 남깁니다.
예외 상황
활동 알림이 보이지 않음
담당자가 다르거나 필터가 완료 활동을 숨기고 있을 수 있습니다.
기한이 지난 활동이 많음
담당자별 미완료 활동을 정리하고 마감일 기준을 다시 잡습니다.
활동이 고객 문서와 연결되지 않음
문서에서 활동을 만들었는지, 독립 할 일로 만든 것은 아닌지 확인합니다.