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연락처
고객, 공급업체, 담당자, 청구지와 배송지를 하나의 기준 데이터로 관리합니다.
- 대상 사용자
- 모든 사용자, 영업 담당자, 구매 담당자, 정산 담당자
- ERP 연결 위치
- 연락처 > 신규
- 문서 유형
- 공식 업무 매뉴얼
업무 위치와 개념
연락처는 견적, 주문, 청구, 납품, 구매, 결제의 기준 데이터입니다. 회사 고객, 개인 담당자, 공급업체, 청구지, 배송지를 올바르게 나눠 등록해야 문서 발송과 보고가 안정적으로 이어집니다.
메뉴 경로
연락처 > 신규
화면 예시
시작 전 확인
- 등록하려는 대상이 회사인지 개인인지 구분합니다.
- 기존 중복 연락처가 있는지 먼저 검색합니다.
- 사업자 정보, 주소, 이메일, 전화번호를 확인합니다.
- 청구지와 배송지가 다르면 별도 주소로 관리할 기준을 정합니다.
주요 입력 항목
| 항목 | 의미 | 비고 |
|---|---|---|
| 연락처 유형* | 회사 또는 개인 구분입니다. | 거래 주체는 보통 회사로 등록합니다. |
| 이름* | 회사명 또는 개인 이름입니다. | 문서에 표시되는 공식 명칭을 사용합니다. |
| 이메일과 전화 | 문서 발송과 연락에 사용하는 정보입니다. | 공용 메일과 담당자 메일을 구분합니다. |
| 주소 | 청구서, 납품서, 세금 문서에 쓰이는 주소입니다. | 청구지와 배송지가 다르면 하위 주소로 분리합니다. |
| 세금/사업자 정보 | 세금계산서와 회계 처리에 필요한 정보입니다. | 국내 거래처는 사업자번호 기준을 확인합니다. |
처리 순서
- 1
중복 검색
회사명, 전화번호, 이메일 도메인, 사업자번호로 기존 연락처를 먼저 검색합니다.
- 이미 등록된 회사나 담당자를 중복 생성하지 않습니다.
- 비슷한 이름의 다른 회사를 구분했습니다.
- 2
회사와 담당자 등록
거래 주체는 회사로 만들고, 개인 담당자는 회사의 하위 연락처로 연결합니다.
- 견적과 청구 대상은 회사 고객입니다.
- 담당자 이메일은 개인 연락 용도로 연결되어 있습니다.
- 3
주소와 거래 기준 정리
청구지, 배송지, 사업자 정보, 결제 조건, 세금 기준을 입력합니다.
- 청구지와 배송지가 실제 거래 조건과 맞습니다.
- 세금 문서에 필요한 정보가 비어 있지 않습니다.
권한과 운영 기준
- 일반 사용자는 접근 가능한 연락처를 조회하고 업무에 필요한 정보를 갱신합니다.
- 중복 병합, 사업자 정보 수정, 대량 가져오기는 관리자 검토 후 진행합니다.
- 고객 개인정보는 업무 목적에 맞게 최소한으로 관리합니다.
예외 상황
동일 고객이 여러 개로 나뉨
문서 연결 상태를 확인한 뒤 병합 또는 대표 연락처 기준을 정합니다.
청구서 주소가 틀림
연락처의 청구지 하위 주소와 문서의 청구 대상 주소를 확인합니다.
담당자에게 문서가 발송되지 않음
담당자 이메일, 회사 연결, 문서 수신자 설정을 확인합니다.