업무 가이드
미수 청구서 알림 보내기
결제기한이 지난 고객 청구서를 확인하고 후속 안내를 보내는 절차입니다.
- 대상 사용자
- 정산 담당자
- ERP 연결 위치
- 고객 청구서 > 미수
기능 이해
미수금과 만기일
고객 청구서가 확정되면 결제 만기일을 기준으로 미수금이 추적됩니다. 만기일이 지난 청구서는 후속 조치 대상이 되며 고객별 잔액과 이력을 함께 확인합니다.
후속 조치의 역할
후속 조치는 연체 청구서에 대해 안내 메일, 통화 활동, 내부 메모를 남기는 흐름입니다. 청구서 상태와 고객 커뮤니케이션을 같은 기록에서 관리할 수 있습니다.
화면 예시
시작 전 확인
- 미수 청구서 목록을 확인합니다.
- 고객과 합의한 결제 조건을 확인합니다.
- 이미 입금되었지만 결제 등록이 누락된 항목이 있는지 확인합니다.
- 안내를 보낼 담당자와 후속 확인일을 정합니다.
처리 순서
- 1
연체 청구서를 고객별로 필터링합니다
만기일이 지난 청구서를 고객별로 확인하고 잔액, 만기일, 마지막 안내일, 담당자를 봅니다. 같은 고객에게 여러 청구서가 있으면 각각의 잔액과 합계 금액을 함께 확인합니다.
- 만기일이 지난 청구서만 필터링했습니다.
- 고객별 잔액과 청구서별 잔액을 구분했습니다.
- 이미 결제 완료된 문서가 미수 목록에 남아 있지 않습니다.
- 분쟁 또는 보류 중인 청구서는 별도 표시했습니다.
- 2
입금 누락과 부분 결제를 먼저 확인합니다
고객에게 알림을 보내기 전에 실제 입금이 있었는데 결제 등록이나 은행 대조가 누락된 것은 아닌지 확인합니다. 부분 입금이 있는 경우에는 남은 잔액만 안내해야 합니다.
- 은행 거래 또는 결제 등록 누락 여부를 확인했습니다.
- 부분 결제 잔액만 안내 대상입니다.
- 수수료 차감, 할인 합의, 보류금이 있으면 사유를 확인했습니다.
- 이미 처리된 금액을 중복 안내하지 않습니다.
- 3
고객에게 보낼 안내 내용을 작성합니다
안내에는 청구서 번호, 발행일, 만기일, 잔액, 결제 방법, 문의 연락처를 포함합니다. 감정적인 표현보다 사실과 다음 조치를 중심으로 쓰고, 고객과 합의한 결제 조건이 있으면 그 기준을 반영합니다.
- 청구서 번호, 금액, 만기일이 포함되었습니다.
- 결제 계좌 또는 결제 방법이 정확합니다.
- 고객과 합의한 조건이나 분할 납부 일정이 반영되었습니다.
- 내부 메모가 고객 안내 문구에 섞이지 않았습니다.
- 4
후속 활동과 담당자를 예약합니다
안내를 보낸 뒤 응답이 없을 경우 다시 확인할 날짜와 담당자를 지정합니다. 고액 또는 장기 연체 건은 단순 메일 발송만으로 끝내지 말고 전화, 관리자 확인, 거래 보류 같은 다음 조치를 정합니다.
- 다음 확인일과 담당자가 지정되었습니다.
- 고액 또는 장기 연체 건은 별도 우선순위가 표시되었습니다.
- 전화나 추가 안내가 필요한 경우 활동으로 남겼습니다.
- 거래 보류나 출고 보류가 필요한지 검토했습니다.
- 5
응답과 결제 결과를 청구서에 남깁니다
고객이 결제 예정일을 알려주거나 이의를 제기하면 청구서 메시지나 활동에 남깁니다. 입금이 확인되면 결제 등록과 은행 대조까지 이어가 미수 상태를 정리합니다.
- 고객 응답이 청구서 또는 고객 기록에 남았습니다.
- 입금 예정일이나 이의 제기 사유가 기록되었습니다.
- 입금 확인 후 결제 등록으로 이어졌습니다.
- 후속 활동이 완료 또는 재예약되었습니다.
완료 후 확인
- 고객에게 안내가 전달되었습니다.
- 입금 누락과 부분 결제 잔액을 구분했습니다.
- 후속 활동과 담당자가 남아 있습니다.
- 응답과 결제 결과가 청구서 기록에 연결되었습니다.