업무 가이드
직원 비밀번호 초기화하기
직원이 비밀번호를 잊었을 때 관리자가 임시 비밀번호를 발급하는 절차입니다.
- 대상 사용자
- 소유자, 관리자
- ERP 연결 위치
- 포털 > 계정/권한
기능 이해
직원 계정의 역할
직원 계정은 워크스페이스와 ERP 사용을 허가하는 기준입니다. 초대 링크 대신 관리자가 아이디와 초기 비밀번호를 직접 만들고 역할을 부여합니다.
역할과 접근 범위
소유자, 관리자, 일반 직원은 포털에서 볼 수 있는 화면과 ERP에서 접근 가능한 업무 범위가 다릅니다. 일반 직원은 회사 소유자와 같은 관리 권한을 갖지 않습니다.
화면 예시
시작 전 확인
- 요청자가 실제 직원인지 확인합니다.
- 임시 비밀번호 전달 방식을 정합니다.
- 대상 직원의 워크스페이스와 계정 상태를 확인합니다.
- 비밀번호 초기화 사유를 기록할 준비를 합니다.
처리 순서
- 1
초기화 요청자를 확인합니다
비밀번호 초기화는 계정 소유자 확인이 필요한 작업입니다. 요청자가 실제 직원인지, 해당 워크스페이스 사용자와 같은 사람인지, 대리 요청이라면 관리자 승인 근거가 있는지 확인합니다.
- 요청자의 이름과 아이디를 확인했습니다.
- 대상 워크스페이스가 맞습니다.
- 대리 요청이면 관리자 승인 근거가 있습니다.
- 퇴사자나 비활성 계정이 아닌지 확인했습니다.
- 2
직원 계정을 정확히 찾습니다
아이디, 이름, 부서, 역할을 기준으로 대상 계정을 찾습니다. 비슷한 이름의 직원이 있거나 같은 사람이 여러 워크스페이스에 속해 있으면 아이디와 워크스페이스를 함께 확인해야 다른 사람의 계정을 초기화하는 사고를 막을 수 있습니다.
- 아이디와 사용자 이름이 일치합니다.
- 소속 워크스페이스가 맞습니다.
- 동명이인이나 테스트 계정과 구분했습니다.
- 계정이 활성 상태인지 확인했습니다.
- 3
임시 비밀번호를 발급하고 전달 경로를 통제합니다
관리 화면에서 비밀번호를 초기화하고 임시 비밀번호를 직원에게 전달합니다. 공개 채널이나 여러 사람이 보는 메신저에는 임시 비밀번호를 남기지 말고, 전달 후 즉시 개인 비밀번호로 바꾸도록 안내합니다.
- 임시 비밀번호가 발급되었습니다.
- 전달 경로가 직원 본인에게만 열려 있습니다.
- 단체 채팅이나 공유 문서에 비밀번호를 남기지 않았습니다.
- 직원에게 첫 로그인 후 변경 안내를 전달했습니다.
- 4
첫 로그인과 ERP 입장을 확인합니다
직원이 임시 비밀번호로 로그인한 뒤 새 비밀번호로 변경하고 포털 대시보드에서 ERP 입장을 시도합니다. 로그인은 되지만 ERP가 거부되면 비밀번호 문제가 아니라 멤버 상태, 역할, 구독 제한 문제일 수 있습니다.
- 임시 비밀번호로 포털에 로그인했습니다.
- 새 비밀번호 변경이 완료되었습니다.
- 대시보드에서 ERP 입장을 다시 시도했습니다.
- ERP 입장이 안 되면 멤버, 역할, 구독 상태를 분리해 확인했습니다.
- 5
초기화 이력과 후속 조치를 남깁니다
초기화가 끝나면 요청자, 처리자, 처리 시각, 전달 방식, 직원 확인 여부를 기록합니다. 반복적으로 초기화 요청이 발생하면 계정 공유, 브라우저 저장 비밀번호, 퇴사자 계정 미정리 같은 운영 문제를 함께 봅니다.
- 처리자와 처리 시각이 기록되었습니다.
- 직원 본인의 로그인 확인이 남았습니다.
- 반복 요청이면 원인 확인 대상입니다.
- 불필요한 임시 비밀번호 정보는 남겨 두지 않습니다.
완료 후 확인
- 기존 비밀번호로는 로그인되지 않습니다.
- 직원이 새 비밀번호로 ERP에 들어갈 수 있습니다.
- 임시 비밀번호 전달과 변경 확인이 기록되었습니다.
- 계정, 워크스페이스, 역할, 구독 제한 문제가 구분되었습니다.